無駄な確認・連絡作業の削減

社員の行動予定や現場書類の一元管理ができていなかった。

これまで、仕事を行うにあたり、社員の行動予定は別システムで行ったり、現場の書類保管は各自のパソコンで行ったりと、情報の所在を一元管理できておらず、確認のための無駄な連絡やヒューマンエラーなどが発生して困っている時がありました。そんなときにクラウドで管理できる『INSHARE』を紹介してもらい、デモを見せてもらったところ、ニーズとマッチしていたため導入する事に決めました。

現在の最新状況をリアルタイムで把握

まず、社員の行動予定をリアルタイムで把握できるようになったのはいいですね。スケジュール機能を活用しています。予定を確認したい時や変更したい時も、今までは確認の電話を入れており煩わしかったのですが、こちらの回数も減ってよかったです。他の人が自分に関係する予定を入れたときに通知メッセージが届くのもいいですね。自動で知らせてくれます。結果として「確認しなければ」という細かい心配事やヒューマンエラーも減ったので助かっています。また、現場書類もこれまではPCに保管しておいたのですが、『INSHARE』に現場毎に必要書類を分けて保管する事で最新資料をタイムラグなく瞬時に保管して共有できます。打合せ書類や図面を事前に該当スペースに入れておいてそれを確認すれば、どういう話をしたんだっけ？という無駄な確認時間も無くなります。結果として業務効率化になっていると思います。

現場でも積極的に活用

現場でも『INSHARE』を活用しています。スマホを活用して主に工事写真を撮影して保管したり、保管した図面を確認する作業もしています。保管できるファイル形式も特段縛りもなく、図面などは小さい箇所は拡大して見られるので問題ないと感じています。また、協力業者は『INSHARE』は活用していませんが、私が『INSHARE』で作成した工程表を印刷して配布し、業者さん自身の工程を確認してもらっています。現場の主な管理業務を賄えていると感じています。
積極的に活用していますが、一方で機能面において、もう少し改良してもらいたい内容もありますので、今回の取材時にビーイングさんにそちらは要望としてお伝えしました。今後の機能改修に期待しています。
これからも『INSHARE』を活用して社内情報の管理を行っていきたいと考えています。