官民一体となってスムーズな連絡交換

複数企業間での情報交換が煩わしかった。

大館市における「大館市道路等包括管理業務」を共同企業体ですすめることになり、共同企業体各社および発注者との連絡・調整、資料共有の必要性が高まるなか、『INSHARE』を紹介されました。
他のシステム利用も検討しましたが、必要アカウント数/連絡手段の優位性/費用対効果を考えて『INSHARE』の導入を決定しました。
それまでは、メール/FAXを利用して関係者に都度連絡を行っていて、煩わしかったです。メール/FAXでは情報交換した内容も一元管理するのが難しく、この点、クラウドシステムを用いて連絡すれば関係者に一斉連絡ができ、連絡した情報も同じシステム内で管理できると考えました。

同じシステム内にて官民合同で情報を一元管理

一番利用しているのはメッセージ機能です。いわゆるチャット機能ですが、配信先の関係者を選択してワンクリックですぐにメッセージの一斉配信ができます。配信した関係者間でいつ、どのような連絡をしたか文書で履歴として残りますし、個人名で既読未読状況が把握できますので、相手の状況を把握できて便利ですね。以前はメールを利用していましたが、メールですと関係ない内容まで全て受信してしまいます。多いときは1000通近く届き、確認したいメールが埋もれてしまう事もありますが、『INSHARE』のメッセージ機能を利用すると、そのあたりの対策にもなっていて便利です。
また、業務毎の資料を分けて整理して保管もしています。メッセージ機能に加えて関連書類まで同じシステム内で一元管理できているので、複数企業+発注者間で業務効率化になっていますね。