協力会社との活用システム統一化のメリット

現場での協力会社との情報共有に困りごとを抱えていた。

当時は、協力会社との予定確認・各種調整などの情報共有を上手く実施できていませんでした。各社で何かしらのシステムは利用していたのですが、会社毎に利用するシステムがバラバラで、一元管理したいと考えていました。自社の共有サーバーを活用できないか？などの案も出ましたがコンプライアンス的に断念。そろそろグループウェアを導入したいと考えていたタイミングで、たまたま参加したビーイング主催のオンラインセミナーで『INSHARE』の存在を知り、問題解決になるのでは？と考えました。
その後、ビーイングの営業担当から『INSHARE』のデモを見せて頂き、ニーズとマッチして導入に至りました。

『INSHARE』導入。現場での情報共有がスムーズに

導入後、すぐに活用をはじめ、まずは各現場でスケジュール共有を始めました。協力会社も招待メールを送るだけで簡単にシステムの利用ができますので便利ですね。現場ではスケジュール共有だけでなく、メッセージ機能も同じシステム内で使えますので、活用して情報発信・受信の一元管理に役立っています。リアルタイムで最新情報を把握できますので、確認のための無駄な電話が減ったりして業務効率化になったと感じています。

自社内でも上手く活用

せっかく導入しましたので、協力会社との情報共有だけでなく、自社内でも上手く活用しています。
弊社は、２階に土木部、１階に総務部との部署構成になっています。細かいことではありますが、以前は簡単な連絡事項でも、1階と２階を往復して直接口頭で伝えたりしていましたが、メッセージ機能を活用することにより、階段を降りたり上がったりがなくなって、社内連絡も効率化されたと考えています。未読既読機能を活用する事で相手側がメッセージ内容を確認したかも把握できますので、コミュニケーションも円滑に取れています。
また、個人的な現場管理の点におきまして、以前は現場から事務所に戻った時に、たまっていた紙の書類を確認するしかありませんでしたが、『INSHARE』では、工事書類（主に安全書類や写真など）も現場毎に整理してクラウド上で保管・共有する事ができますので、外出先でもスマホで書類を確認できますので、煩わしさが解消されました。書類共有に関しては、現在はJV工事などでも積極的に行っています。様々な現場情報を気になったら外出先や自宅などでもすぐに確認、連絡できますので便利ですね。これからも『INSHARE』を利用して業務効率化を行っていきたいと考えています