紙ベース管理⇒デジタル管理へ移行のメリット

紙ベースでの情報共有を廃止へ

以前は、現場で使う書類/スケジュール共有などは紙ベースで作成・保管共有をしていたのですが、出先でこれらの情報を確認したいときは、紙を持ち歩いたり、都度電話連絡などを取ったりして、情報確認をする必要があるため手間がかかっていました。
また、紙の使用量が多く、保管するための場所をとったり、経費もそれなりにかかったりしていました。
そんな時に『INSHARE』の紹介を受け、これらの社内情報管理をクラウドシステムで統一化する事で従来の仕事のやり方を変革させようと考え、導入に至りました。

全社員一斉活用。リアルタイムで情報共有が可能に

『INSHARE』導入後は、全社員にシステム活用を浸透させるために、まずはスケジュール機能に出勤簿として出退勤時間を毎日入力させるようにしました。この情報をそのまま、経理業務も行っている営業担当者にも共有しています。同時に各担当者がどこの現場で何時に何をやっているか、パソコンまたは出先でスマホを利用して情報をリアルタイムで把握できるので、例えば予定変更が発生した際の調整なども行えており、以前と比べると大変便利になったと感じています。
何か連絡をしなくてはいけないときは、以前は電話連絡や、役員はLineを使用していたのですが、現在はメッセージ機能での連絡交換で統一しています。履歴も文章でしっかり残りますし、個人名で既読未読の確認までできるので、相手側がメッセージを読んだか読んでないか把握できるのもいいですね。 今では全社員の活用が定着しましたが、社長が一番利用しています（笑）

紙の使用量が70%程度削減

書類データの保管共有も『INSHARE』のファイル機能で行っています。工事写真、図面、指示書なども保管しており、現場でスマホを活用して図面を確認する事もできています。
何より、紙の印刷量が以前より70%程削減されましたので、保管場所を取らなくなり、経費削減にも役立っています。また、請求書は社外の税理士とも共有していますが、セキュリティもしっかりしており、権限もかける事もできるため、秘匿性の高い書類でも安心して活用できますね。

今後の新しい機能にも期待

最近、「番割機能」という、重機や人の配置調整に特化した機能も追加されましたが、新たに活用できそうです。その他、何点か要望も出させてもらいましたが、現在の利用中の機能が改修されたら、さらに活用の幅が広がっていきそうです。今後の機能追加や改修に期待しています。
これからも『INSHARE』を利用して業務効率化を行っていきたいと考えています