社内のホワイトボード廃止へ～クラウド上で情報共有をするメリット～

スケジュール管理で困り事を抱えていた

空調工事関係の業務においては小規模複数現場を中心に工事担当者が作業にあたっています。 このような業務形態のため、現場の人員配置調整を社内で行う必要があり、これまでずっとホワイトボードに書き込んでいました。 しかしそれでは、外に出たときに、今日/誰が/何をしているかがわからず、調整がうまくいかない事もありました。 また、事務所にいる間に撮影しておいたホワイトボードの画像を見返して電話するなど、手間がかかっており、このような状況を変えたいという思いを持っていました。

『INSHARE』導入。ホワイトボードを廃止、デジタルサイネージを活用

以前から、他のシステムは導入していたのですが、スケジュール管理の面で求める内容は『INSHARE』の方が適していそうだねとの話になりました。 また、他のシステムでも「スケジュール」機能はありますが、『INSHARE』は建設業向けの使い勝手が考えられており、より使いやすそうだねとの話になり導入に至りました。 導入後はスケジュール管理で利用していたホワイトボードを廃止し、タッチペンで操作できるデジタルサイネージの活用を開始。 デジタルサイネージに入力したスケジュールやその変更内容はクラウド上で最新情報が瞬時に共有され、外出の多い工事担当者もスマホを使って時間や場所を問わずにスケジュールを確認できるようになりました。 以前のようにホワイトボードを撮影したり、電話で連絡・調整する手間が削減されました。

スケジュール管理だけではなく、「メッセージ」機能も使って情報一元管理

「スケジュール」機能をメインに使っていますが、その他に「メッセージ」機能も利用しています。 様々な情報共有を一つのシステムで管理できる事が魅力的ですね。「メッセージ」機能では、主に空調機器の修理の件で連絡する事が多いです。 以前は紙の作業報告書に修理案件の内容を書き込んで配布したり、電話でやり取りをしていましたが、「メッセージ」機能では修理案件毎にトピックを作り、 作業報告書をデータ添付して複数の関係者に一斉連絡できるようになり、案件の情報整理や連絡時間削減に効果がありました。

業務に応じて様々な使い方ができる事もINSHAREの魅力

現在は、主にスケジュール管理や「メッセージ」機能を使った情報交換に『INSHARE』を活用していますが、まだまだ運用しきれていない部分もあります。 その一つが、『INSHARE』の特長の一つである「工程表」機能です。現場毎の工期やリソース設定/確認にも使えそうですので、「工程表」機能も活用する事で情報共有の幅が広がっていくかもしれないですね。 業務内容に応じて様々な使い方ができる事も『INSHARE』の魅力だと思います。これからも『INSHARE』をうまく使って私達の業務に役立てていきたいと思います。