コロナ禍で使用したことで、より効果を実感

発注者および販売店からの活用推奨

情報共有システムを導入したきっかけは、コロナ禍において、非接触・非対面が求められる中、書類の受け渡し等において、発注者よりシステムの活用を推奨されたことから始まりました。正直、「情報共有システムとは？」の状況でした。早速、会社のIT環境を構築している株式会社ビジネスサービス様の担当者へ相談したところ、『BeingCollaboration PM』の紹介を受けました。県内で導入実績が多いこと、メーカーのサポートがしっかりしていることを聞き、発注者からもすんなり活用OKが出ました。取引先の紹介＋多数の実績から安心感を持って導入を決定しました。

『BeingCollaboration PM』導入で移動時間削減に大きく貢献

導入による一番の効果は役所への移動時間削減です。 今までは県内各発注者事務所へ書類を持って片道1時間以上かかるケースもありましたので、大幅な時間削減（1/10程度）に繋がっていると感じます。また、決裁状況が可視化されているので、進捗状況も一目瞭然でわかりますし、コメント（メモ）入力ができることで、簡易なやりとりに効果を発揮しております。 また、役所の方にとっても、日中に書類受領のために在席せずとも、都合の良い時間帯で内容を確認でき、利用効果は大きいと考えています。

もっと活用したいと思う

『BeingCollaboration PM』で現在活用している主な機能は、書類発議・決裁の「ワークフロー」ですが、きっかけであった非接触・非対面で効果を発揮する「遠隔臨場システム」を活用していきたいと思います。他にも様々な機能が備わっていますので、使いこなせるよう今後もサポートを宜しくお願いします。
最後に、情報共有システム上で受発注者が同じ工程表に書き込み等ができ、且つ画像など付けることができたら更に良いシステムになると思います。改善に期待しています。